editor management checklist

booknews.Rmd

@@ -2,6 +2,8 @@
 
 ## dev version
 
+- 2026-02-12, updates checklists for onboarding and offboarding editors (#989).
+
 - 2026-02-09, huge improvements to editor chapter (#981).
 
 - 2026-01-26, update scope for data retrieval packages (#978).

softwarereview_editor_management.Rmd

@@ -53,52 +53,43 @@ Best,
 
 ## Onboarding a new editor {#onboarding-a-new-editor}
 
-- Inform rOpenSci community manager so that
-
-  - The new editor is added to the [rOpenSci website](https://github.com/ropensci/roweb3/#team-member).
-  - An introductory blog post can be put together.
-
-- If they haven't already done so as guest editors, request that the new editor turn on [two-factor authentication (2FA) for GitHub](https://docs.github.com/en/authentication/securing-your-account-with-two-factor-authentication-2fa).
+- Add to ["team.json" file of website](https://github.com/ropensci/roweb3/blob/main/data/team/team.json) with `"editor": true`, and also `"stats": true` for stats editors.
+  That will automatically add new editors to the editorial team shown on the [rOpenSci website](https://ropensci.org/software-review/).
 
-- Invite them to the rOpenSci GitHub organization as member, as a member of the [`editors` team](https://github.com/orgs/ropensci/teams/editors) and the [`data-pkg-editors`](https://github.com/orgs/ropensci/teams/data-pkg-editors) or [`stats-board`](https://github.com/orgs/ropensci/teams/stats-board) sub-team, as appropriate.
-  This will give them appropriate permissions and allow them to get team-specific notifications.
+- Inform rOpenSci community manager so that an introductory blog post can be put together.
 
-- Editors need access to the AirTable database of software review (linked in the description of the editors-only channel on Slack).
+- If they haven't already done so as guest editors, request that the new editor turn on [two-factor authentication (2FA) for GitHub](https://docs.github.com/en/authentication/securing-your-account-with-two-factor-authentication-2fa).
 
-- Editors need access to the private editors channel in rOpenSci Slack workspace (and to the Slack workspace in general if they didn't previously, in that case ask rOpenSci community manager).
+- Invite them to the rOpenSci GitHub organization as member, as a member of the [`editors` team](https://github.com/orgs/ropensci/teams/editors), and also [`stats-editors`](https://github.com/orgs/ropensci/teams/stats-editors) team for stats editors.
+  This will give them appropriate permissions, and ensure that they appear in [the editors dashboard](https://dashboard.ropensci.org/editors).
 
-- Post a welcome message in the channel, pinging all editors.
+- Invite them to the AirTable database of software review (linked in the description of the editors-only channel on Slack).
+  Ensure invitation is "Read only".
 
-- In the Slack workspace they need to be added to the editors team so that `@editors` will ping them too.
+- Invite them to the private "editors-only" channel in rOpenSci's Slack workspace (and to the Slack workspace in general if they're not yet there).
 
-- We add editors' names to
-
-  - [dev\_guide authors list](https://github.com/ropensci/dev_guide/blob/main/index.Rmd)
-  - [dev\_guide chapter introducing software review](https://github.com/ropensci/dev_guide/blob/main/softwarereview_intro.Rmd) (at two locations in this file, as editors and a bit below to remove them from the reviewers list)
-  - [software-review README](https://github.com/ropensci/software-review/blob/main/README.Rmd) (in two places in this file as well)
-    Both the dev\_guide and software-review README are automatically knit via continuous integration.
-
-- Add editors to [https://github.com/orgs/ropensci/teams/editors/members](https://github.com/orgs/ropensci/teams/editors/members)
+- Once they're in the "editors-only" channel, post a welcome message pinging all editors.
 
 ## Offboarding an editor {#offboarding-an-editor}
 
 - Thank them for their work!
 
-- Remove them from the editors-only channel and the editors Slack team.
+- Inform rOpenSci community manager or other staff members.
+
+- Remove them from the "editors-only" channel and the editors Slack team.
 
 - Remove them from [https://github.com/orgs/ropensci/teams/editors/members](https://github.com/orgs/ropensci/teams/editors/members) and sub-team.
 
-- Inform rOpenSci community manager or some other staff member so that they might be moved to the alumni team members on the website.
+- Update ["team.json" on website](https://github.com/ropensci/roweb3/blob/main/data/team/team.json) by replacing "roles" with "past_roles", and adding new field, `alumnus: "true"`.
 
 - Remove their access to the Airtable workspace.
+  - From the "interface" view, pull down main menu at top-left and enter "View Data"
+  - Click "Share" button on top right, and then "People with access"
+  - Click checkbox on left on editor to be removed, and "Remove 1 collaborator".
 
-- Remove them from
+- The (past-)editors lists in both the [dev\_guide chapter introducing software review](https://github.com/ropensci/dev_guide/blob/main/softwarereview_intro.Rmd) and the [software-review README](https://github.com/ropensci/software-review/blob/main/README.Rmd) are automatically populated from the AirTable data.
+  Updates are run daily, so check a day after AirTable updates to ensure both have been updated.
 
-  - [dev\_guide chapter introducing software review](https://github.com/ropensci/dev_guide/blob/main/softwarereview_intro.Rmd) (at two locations in this file, as editors and a bit below to remove them from the reviewers list)
-  - [software-review README](https://github.com/ropensci/software-review/blob/main/README.Rmd) (in two places in this file as well)
-
-Both the dev\_guide and software-review README are automatically knit via continuous integration.
-
 ## Putting the system on pause {#vacation}
 
 If you want to put the system on a break for instance over the holidays, before leaving:

softwarereview_editor_management.es.Rmd

@@ -53,51 +53,42 @@ Te deseamos lo mejor,
 
 ## Incorporar un nuevo miembro al equipo {#onboarding-a-new-editor}
 
-- Pide a quien gestiona la comunidad de rOpenSci que
-
-  - agregue al nuevo miembro del equipo editorial al [sitio web de rOpenSci](https://github.com/ropensci/roweb3/#team-member);
-  - prepare una artículo de presentación en el blog.
+- Añadir al [archivo "team.json" del sitio web](https://github.com/ropensci/roweb3/blob/main/data/team/team.json) las propiedades `"editor": true` y para editores/as de paquetes estadísticos, también `"stats": true`.
+  Eso añadirá automáticamente a las nuevas personas al equipo editorial que se muestra en la página del [sitio web de rOpenSci](https://ropensci.org/software-review/).
 
-- Solicita al nuevo miembro que active [la autenticación de dos factores (2FA) en GitHub](https://docs.github.com/en/authentication/securing-your-account-with-two-factor-authentication-2fa) si aún no lo han hecho.
+- Informa a quien gestiona la comunidad de rOpenSci para que pueda preparar un artículo introductorio para el blog y realice los anuncios en redes sociales.
 
-- Invíta a esta persona a la organización GitHub de rOpenSci y a los equipos [`editors`](https://github.com/orgs/ropensci/teams/editors) y  [`data-pkg-editors`](https://github.com/orgs/ropensci/teams/data-pkg-editors) o [`stats-board`](https://github.com/orgs/ropensci/teams/stats-board), según corresponda.
-  Esto le dará los permisos adecuados y le permitirá recibir notificaciones específicas del equipo.
+- Solicita a la nueva persona que active [la autenticación de dos factores (2FA) en GitHub](https://docs.github.com/en/authentication/securing-your-account-with-two-factor-authentication-2fa) si aún no lo han hecho.
 
-- Dale acceso a la base de datos de revisión de software de AirTable (enlazada en la descripción del canal 'editors-only' en Slack).
+- Invita a esta persona a la organización rOpenSci en GitHub como integrante, tanto del equipo [`editors`](https://github.com/orgs/ropensci/teams/editors) como del equipo editorial de paquetes estadísticos [`stats-editors`](https://github.com/orgs/ropensci/teams/stats-editors).
+  Esto le dará los permisos adecuados y garantizará que aparezcan en [el panel editorial](https://dashboard.ropensci.org/editors).
 
-- Dale acceso al canal privado del equipo editorial en el espacio de trabajo de Slack de rOpenSci (y al espacio de trabajo de Slack en general si no lo tenía previamente, en ese caso pregunta a quien maneja la comunidad de rOpenSci).
+- Envíale una invitación a la base de datos de Airtable de revisión de software (enlazada en la descripción del canal sólo para editores en Slack).
+  Asegúrate de que la invitación es "Sólo lectura".
 
-- Publica un mensaje de bienvenida en el canal, haciendo ping a `@editors`.
+- Dale acceso al canal privado "editors-only" del espacio de trabajo Slack de rOpenSci (y al espacio de trabajo Slack en general si aún no están allí).
 
-- Agrégalo al equipo `editors` de Slack para que `@editors` también le envíe una notificación.
+- Una vez que esté en el canal "editors-only", envía un mensaje de bienvenida con un ping a todas las personas editoras.
 
-- Añade su nombre a:
-
-  - la [lista de personas autoras de dev\_guide](https://github.com/ropensci/dev_guide/blob/main/index.Rmd);
-  - el [capítulo dev\_guide que introduce la revisión de software](https://github.com/ropensci/dev_guide/blob/main/softwarereview_intro.Rmd) (en dos lugares de este archivo: como miembros del equipo editorial y un poco más abajo para eliminar su nombre de la lista de personas que revisan paquetes);
-  - el [*README* de revisión de software](https://github.com/ropensci/software-review/blob/main/README.Rmd) (también en dos lugares de este archivo!).
-    Tanto el capítulo como el *README* se renderizan automáticamente con integración continua.
-
-- Agrega a la persona al equipo de editores en [https://github.com/orgs/ropensci/teams/editors/members](https://github.com/orgs/ropensci/teams/editors/members)
-
-## Dar de baja a un miembro del equipo editorial {#offboarding-an-editor}
+## Dar de baja a un integrante del equipo editorial {#offboarding-an-editor}
 
 - Agradece su trabajo.
 
-- Elimínalo del canal del equipo editorial y del equipo `@editors` de Slack.
+- Informa a quien maneja la comunidad de rOpenSci o a algún otro miembro del personal.
 
-- Elimínalo del equipo [`editors`](https://github.com/orgs/ropensci/teams/editors/members) y del sub-equipo correspondiente en GitHub.
+- Remueve a esta persona del canal "editors-only" y del equipo Slack de personas editoras.
 
-- Informa a quien maneja la comunidad de rOpenSci o a algún otro miembro del personal para moverlo a la sección de ex-integrantes en el sitio web.
+- Remueve a la persona del equipo [`editors`](https://github.com/orgs/ropensci/teams/editors/members) y del sub-equipo correspondiente en GitHub.
 
-- Elimina su acceso al espacio de trabajo de Airtable.
+- Actualiza ["team.json" en el sitio web](https://github.com/ropensci/roweb3/blob/main/data/team/team.json) sustituyendo "roles" por "past\_roles", y añadiendo un nuevo campo, `alumnus: "true"`.
 
-- Elimínalo de:
-
-  - el [capítulo dev\_guide que introduce la revisión de software](https://github.com/ropensci/dev_guide/blob/main/softwarereview_intro.Rmd) (en dos lugares de este archivo: como miembro del equipo editorial y un poco más abajo para eliminar su nombre de la lista de personas que revisan paquetes);
-  - el [*README* de revisión de software](https://github.com/ropensci/software-review/blob/main/README.Rmd) (también en dos lugares de este archivo!).
+- Remueve su acceso al espacio de trabajo de AirTable.
+  - Desde la vista "interfaz", despliega el menú principal en la parte superior izquierda y entra en "_View Data_ (ver datos)"
+  - Haz clic en el botón "_Share_ (compartir)" de la parte superior derecha, y luego en "_People with access_ (personas con acceso)"
+  - Haz clic en la casilla de la izquierda de la persona que quieras remover y luego en "_Remove 1 collaborator_ (remover 1 colaborador/a)".
 
-Tanto la `dev_guide` como el *README* de revisión de software se renderizan automáticamente con integración continua.
+- Las listas de integrantes del equipo editorial, tanto en el [capítulo de introducción a la revisión del software en la guía](https://github.com/ropensci/dev_guide/blob/main/softwarereview_intro.Rmd) como en el [README del repo de revisión de software](https://github.com/ropensci/software-review/blob/main/README.Rmd), se completan automáticamente a partir de los datos de AirTable.
+  Las actualizaciones se ejecutan diariamente, así que compruébalo un día después de actualizar AirTable para asegurarte de que ambos se hayan actualizado.
 
 ## Poner el sistema en pausa {#vacation}
 

softwarereview_editor_management.pt.Rmd

@@ -53,51 +53,42 @@ Atenciosamente,
 
 ## Integrando um(a) novo(a) editor(a) ao time {#onboarding-a-new-editor}
 
-- Informe o(a) gerente da comunidade rOpenSci para
-
-  - Novo(a) editor(a) seja adicionado ao [site da rOpenSci](https://github.com/ropensci/roweb3/#team-member).
-  - criar uma nova postagem no blog da rOpenSci para introduzir os(as) novos(as) editores(as).
+- Adicionar a [ Arquivo "team.json" do site](https://github.com/ropensci/roweb3/blob/main/data/team/team.json) com `"editor": true` e também `"stats": true` para editores de estatísticas.
+  Isso adicionará automaticamente novos editores à equipe editorial mostrada na página [site da rOpenSci](https://ropensci.org/software-review/).
 
-- Se eles ainda não fizeram este passo como editores convidados, solicite que ativem [a autenticação de dois fatores (2FA) para o GitHub](https://docs.github.com/en/authentication/securing-your-account-with-two-factor-authentication-2fa).
-
-- Convide o(a) novo(a) editor(a) para integrar a organização da rOpenSci no GitHub como parte da [equipe editorial da rOpenSci](https://github.com/orgs/ropensci/teams/editors) e da equipe [`data-pkg-editors`](https://github.com/orgs/ropensci/teams/data-pkg-editors) ou [`stats-board`](https://github.com/orgs/ropensci/teams/stats-board) subequipe, conforme for apropriado.
-  Isso dará as permissões apropriadas e permitirá receber notificações específicas da equipe.
-
-- Os editores precisam acessar o banco de dados sobre revisão de software no AirTable (o link está na descrição do canal `editors-only` no Slack).
+- Informe o gerente da comunidade rOpenSci para que você possa preparar uma postagem introdutória no blog.
 
-- Os editores precisam ter acesso ao canal privado de editores no espaço de trabalho do Slack da rOpenSci (e ao espaço de trabalho do Slack em geral, caso não o tenham feito anteriormente; nesse caso, peça ao(a) gerente da comunidade da rOpenSci).
+- Se eles ainda não fizeram este passo como editores convidados, solicite que ativem [a autenticação de dois fatores (2FA) para o GitHub](https://docs.github.com/en/authentication/securing-your-account-with-two-factor-authentication-2fa).
 
-- Publique uma mensagem de boas-vindas aos novos editores no canal, marcando todas as pessoas na mensagem.
+- Convide-os para a organização do rOpenSci no GitHub como membro, como membro do grupo [`editors` equipe](https://github.com/orgs/ropensci/teams/editors) e também [`stats-editors`](https://github.com/orgs/ropensci/teams/stats-editors) equipe para editores de estatísticas.
+  Isso dará a eles as permissões apropriadas e garantirá que apareçam em [painel de controle dos editores](https://dashboard.ropensci.org/editors).
 
-- No espaço de trabalho do Slack, os novos editores precisam ser adicionados à "equipe de editores" para que sejam notificados também quando alguém marcar uma mensagem com `@editors`.
+- Convide-os para o banco de dados AirTable de análise de software (vinculado na descrição do canal somente para editores no Slack).
+  Certifique-se de que o convite seja "Somente leitura".
 
-- Adicionar os nomes dos novos editores a/ao:
-
-  - [lista de autores do Guia Dev](https://github.com/ropensci/dev_guide/blob/main/index.Rmd)
-  - [capítulo do Guia Dev que introduz a revisão de software](https://github.com/ropensci/dev_guide/blob/main/softwarereview_intro.Rmd) (em dois locais neste arquivo, como editores e um pouco abaixo para removê-los da lista de revisores)
-  - [software-review README](https://github.com/ropensci/software-review/blob/main/README.Rmd) (em dois lugares nesse arquivo também)
-    Tanto o Guia Dev quanto o README são automaticamente renderizados por meio do processo de integração contínua.
+- Convide-os para o canal privado "editors-only" no espaço de trabalho Slack da rOpenSci (e para o espaço de trabalho Slack em geral, se eles ainda não estiverem lá).
 
-- Adicione os novos editores à [https://github.com/orgs/ropensci/teams/editors/members](https://github.com/orgs/ropensci/teams/editors/members)
+- Quando eles estiverem no canal "editors-only", publique uma mensagem de boas-vindas informando todos os editores.
 
 ## Desvincular um(a) editor(a) {#offboarding-an-editor}
 
 - Agradeça o(a) editor(a) por seu trabalho!
 
-- Remova este(a) editor(a) do canal reservado para editores, e também da "equipe de editores" do Slack.
+- Informe o gerente da comunidade rOpenSci ou outros membros da equipe.
 
-- Remova este(a) editor(a) de [https://github.com/orgs/ropensci/teams/editors/members](https://github.com/orgs/ropensci/teams/editors/members) e da subequipe.
+- Remova-os do canal "editors-only" e da equipe de editores do Slack.
 
-- Informe o gerente da comunidade do rOpenSci ou outro membro da equipe para que este(a) editor(a) possa ser transferido(a) para a parte de ex-membros no site da rOpenSci.
+- Remova este(a) editor(a) de [https://github.com/orgs/ropensci/teams/editors/members](https://github.com/orgs/ropensci/teams/editors/members) e da subequipe.
 
-- Remova o acesso deles ao espaço de trabalho do Airtable.
+- Atualizar ["team.json" no site](https://github.com/ropensci/roweb3/blob/main/data/team/team.json) substituindo "roles" por "past\_roles" e adicionando um novo campo, `alumnus: "true"`.
 
-- Removê-los do
-
-  - [capítulo do Guia Dev que apresenta a revisão de software](https://github.com/ropensci/dev_guide/blob/main/softwarereview_intro.Rmd) (em dois locais neste arquivo, como editores e um pouco abaixo para removê-los da lista de revisores)
-  - [software-review README](https://github.com/ropensci/software-review/blob/main/README.Rmd) (em dois lugares nesse arquivo também)
+- Remova seu acesso ao espaço de trabalho do Airtable.
+  - Na exibição "interface", abra o menu principal no canto superior esquerdo e digite "View Data" (Exibir dados)
+  - Clique no botão "Share" (Compartilhar) no canto superior direito e, em seguida, em "People with access" (Pessoas com acesso)
+  - Clique na caixa de seleção à esquerda do editor a ser removido e em "Remove 1 collaborator" (Remover 1 colaborador).
 
-Tanto o Guia Dev quanto o README da revisão de software são automaticamente compilados por meio do processo de integração contínua.
+- As listas de editores (anteriores) em ambos os [capítulo do dev\_guide que apresenta a revisão de software](https://github.com/ropensci/dev_guide/blob/main/softwarereview_intro.Rmd) e no capítulo [software-review README](https://github.com/ropensci/software-review/blob/main/README.Rmd) são preenchidos automaticamente a partir dos dados do AirTable.
+  As atualizações são executadas diariamente, portanto, verifique um dia após as atualizações do AirTable para garantir que ambos tenham sido atualizados.
 
 ## Colocando o sistema em pausa {#vacation}